Ochrana osobních údajů

Poslední aktualizace: 31. srpna 2026

Společnost Onetribe s.r.o., sídlící na adrese Daxnerovo nám. 4, 821 08 Bratislava, Slovensko (dále jen „Onetribe" nebo „my"), se zavazuje chránit vaše osobní údaje. Tato politika vysvětluje, jak sbíráme, zpracováváme a chráníme vaše osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).

1. Správce údajů

Správcem vašich osobních údajů je:

Onetribe s.r.o. Daxnerovo nám. 4, 821 08 Bratislava, Slovensko E-mail: support@onetribe.cz

2. Jaké údaje sbíráme

2.1 Údaje poskytnuté přímo vámi

• Jméno a příjmení
• E-mailová adresa
• Telefonní číslo
• Název společnosti a registrační číslo
• Fakturační údaje

2.2 Údaje sbírané automaticky

• IP adresa a typ prohlížeče
• Údaje o používání webu (cookies, analytika)
• Technické protokoly přístupu k platformě

2.3 Údaje zpracovávané v rámci platformy

• Data z ERP systémů klientů (Pohoda, Helios, Money ERP a další)
• Analytické výstupy a zprávy generované platformou
• Dotazy uživatelů a interakce s AI analytikem

2.4 Korespondence, kterou nám pošlete

• Obsah e-mailů, formulářů a dokumentů, které nám pošlete, a naše odpovědi

3. Účely zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

4. Korespondence a používání AI

Když nám napíšete e-mail, vyplníte formulář na těchto stránkách nebo nám pošlete dokument, považujeme vaši zprávu za obchodní korespondenci: zaevidujeme ji ve svých systémech, předáme odpovědnému kolegovi, uchováme záznam o tom, co bylo dohodnuto, a odpovíme vám.

Část této práce nám pomáhají dělat nástroje AI — shrnout delší komunikaci, zatřídit a nasměrovat zprávu, vytáhnout úkoly a připravit návrh odpovědi ke kontrole. Každou odpověď čte a odesílá člověk. Nedostanete od nás odpověď, kterou by neschválil náš kolega.

Právní základ: oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — a čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud se vaše zpráva týká smlouvy nebo kroků před jejím uzavřením.

Nežádáme vás o souhlas a odeslání e-mailu za souhlas nepovažujeme. Souhlas musí být svobodnou a konkrétní volbou — a vy si nemůžete vybrat, zda si přečteme zprávu, kterou jste nám už poslali. Oprávněný zájem proto klade břemeno na nás: musíme zpracování odůvodnit, vysvětlit vám ho a přestat, pokud podáte námitku.

4.1 Naše posouzení oprávněného zájmu

Oprávněný zájem není nálepka, kterou si firma prostě přidělí. Vyžaduje posouzení — a myslíme si, že jeho výsledek si máte přečíst, ne nám ho věřit na slovo.

Jaký zájem sledujeme. Fungování poradenské firmy: rozumět tomu, co nám píšete, odpovídat přesně a rychle, mít spolehlivý záznam o dohodnutém a chránit své systémy před zneužitím.

Proč je zpracování nezbytné. Na korespondenci nelze odpovědět, aniž bychom ji zpracovali. Otázka byla užší: zda je pomoc AI přiměřená, nebo zda lze stejného výsledku dosáhnout méně zasahujícím způsobem. Nelze. Objem zpráv a rozsah jazyků na trzích, kde působíme, znamenají, že reálnou alternativou je pomalejší a méně konzistentní vyřizování s větším počtem přehlédnutých detailů — ne méně zpracování vašich údajů.

Jak jsme zájmy vyvážili a co jsme kvůli tomu změnili. Náš zájem automaticky nepřevažuje nad vaším. Zvážili jsme, co může odesílatel zprávy rozumně očekávat a co se může pokazit, a svou práci jsme omezili v pěti bodech:

• Nástroje se z vaší zprávy nemohou učit. Používáme firemní a enterprise verze na základě smluv, které smluvně vylučují použití našich dat k trénování modelů.
• O vás nerozhoduje stroj. AI připravuje podklady a shrnutí; rozhodují a odpovídají lidé. Nedochází k automatizovanému rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky ve smyslu čl. 22 GDPR.
• Nábor je vyloučen úplně. Pokud nám pošlete životopis nebo žádost o práci, čte ji člověk. Uchazeče nevyhodnocujeme ani netřídíme pomocí AI.
• Zvláštní kategorie údajů jsou vyloučeny. Pokud zpráva obsahuje údaje o zdraví, členství v odborech, náboženském vyznání, biometrické či podobné údaje, tento obsah do nástrojů AI nevstupuje. Prosíme, neposílejte nám takové údaje, pokud jsme o ně výslovně nepožádali.
• Korespondenci uchováváme jen tak dlouho, jak ji potřebujeme — viz § 7.

Vaše právo vznést námitku. Kdykoli můžete vznést námitku podle čl. 21 odst. 1 GDPR z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Pokud si nepřejete, aby vaše korespondence procházela nástroji AI, napište nám na support@onetribe.cz s předmětem „bez zpracování AI" a budeme ji vyřizovat ručně. Jde o samostatné právo a neomezuje vaši možnost vznést námitku proti zpracování jako celku.

4.2 Data klientů v platformě jsou jiný případ

Vše výše se týká korespondence adresované nám. Data v platformě — vaše ERP a účetní data — zpracováváme na základě smlouvy o poskytování služeb a připojené smlouvy o zpracování osobních údajů, kde vystupujeme jako váš zpracovatel a o zpracování rozhodujete vy. Pokud AI vrstva platformy čte váš řízený datový model, děje se tak za těchto podmínek a ve vašem vlastním prostředí. Nové zpracovatele s AI k vašim datům nepřidáváme bez vašeho souhlasu.

4.3 Nástroje AI, které používáme

• Anthropic (Claude) — firemní verze na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, s trénováním modelů na našich datech smluvně vyloučeným. Předání mimo EHP je kryto standardními smluvními doložkami podle čl. 46 GDPR.
• Modely OpenAI nasazené v našem vlastním prostředí Microsoft Azure. Modely běží v našem prostředí Azure, zpracovatelem je tedy Microsoft a vaše údaje se ke společnosti OpenAI nedostávají. Trénování na našich datech je smluvně vyloučeno.

4.4 Znalosti o AI

Podle čl. 4 aktu o umělé inteligenci (nařízení (EU) 2024/1689 ve znění nařízení (EU) 2026/1744) podporujeme rozvoj znalostí o AI u lidí, kteří tyto nástroje používají naším jménem. Naši kolegové jsou poučeni o tom, k čemu se nástroje smějí a nesmějí používat, a o omezeních uvedených výše.

5. Bezpečnost údajů

Vaše údaje jsou chráněny v bezpečném prostředí Microsoft Azure s podnikovými standardy:

• Entra ID — správa identit a přístupu
• Šifrování — údaje šifrované při přenosu (TLS) a v klidu (AES-256)
• MFA — vícefaktorová autentizace
• GDPR — úplná shoda s evropskými předpisy na ochranu údajů
• ISO 27001 — standardy informační bezpečnosti

6. Sdílení údajů

Vaše osobní údaje nikdy neprodáváme a neposkytujeme je třetím stranám pro jejich vlastní účely. Sdílíme je pouze s:

• Poskytovatelé infrastruktury: Microsoft Azure (zpracovatel údajů v EU)
• Poskytovatelé nástrojů AI: uvedení v § 4.3, na základě smluv podle čl. 28 GDPR
• Účetní a právní služby: v rozsahu nezbytném pro plnění právních povinností
• Orgány veřejné moci: když to vyžaduje zákon

Vaše ERP data zpracovaná v platformě slouží výhradně k vytvoření analýz pro vás. Nikdy je neprodáváme ani neposkytujeme třetím stranám pro jejich vlastní účely a pracujeme s nimi pouze my a zpracovatelé uvedení v těchto zásadách, podle našich nebo vašich pokynů.

7. Doba uchování

• Smluvní data: po dobu trvání smlouvy a 5 let po jejím ukončení
• Korespondence: 24 měsíců od našeho posledního kontaktu. Korespondence, která tvoří součást smlouvy, se řídí pravidlem pro smluvní data výše
• Účetní doklady: 10 let v souladu s účetními předpisy
• Analytická data webu: 26 měsíců
• ERP data platformy: po dobu trvání předplatného; smazána do 30 dnů po ukončení

8. Vaše práva

V souladu s GDPR máte právo:

• Na přístup — získat informace o tom, jaké údaje o vás zpracováváme
• Na opravu — požádat o opravu nepřesných údajů
• Na smazání — požádat o smazání vašich údajů
• Na omezení zpracování — omezit, jak vaše údaje používáme
• Na přenositelnost údajů — obdržet vaše údaje ve strukturovaném formátu
• Na námitku — namítat zpracování založené na oprávněném zájmu včetně zpracování pomocí AI podle § 4
• Odvolat souhlas — kdykoli odvolat souhlas (např. cookies)

Chcete-li uplatnit svá práva, kontaktujte nás na adrese support@onetribe.cz .

9. Cookies

Naše webové stránky používají cookies pro správné fungování a analýzu návštěvnosti. Podrobnosti o jednotlivých cookies a možnosti jejich nastavení najdete v baneru cookies, který se zobrazí při první návštěvě.

10. Změny v politice

Vyhrazujeme si právo tuto politiku aktualizovat. O podstatných změnách vás budeme informovat prostřednictvím e-mailu nebo oznámení na našich webových stránkách.

11. Kontakt

Máte-li dotazy týkající se ochrany vašich osobních údajů:

Onetribe s.r.o. E-mail: support@onetribe.cz Telefon: +421 910 830 235 Adresa: Daxnerovo nám. 4, 821 08 Bratislava, Slovensko